Perbezaan Antara Setiausaha Dan Setiausaha Syarikat

Kalau tak kerja dekat firma peguam, tak tahu pun kewujudan Setiausaha Syarikat. Selama ni tahu tentang setiausaha pejabat ataupun pembantu peribadi (PA) yang selalu tolong bos besar dalam syarikat tersebut. Kalau sembang dengan orang kebanyakan pun, ramai yang assume PA bila sebut kerja sebagai Company Secretary. Sebab tu kalau pergi mana-mana I jawab Co-Sec je then explain in details. 

Jadi apa tugas Setiausaha Syarikat? 

1. Memastikan syarikat membuat serahsimpan kesemua maklumat dan dokumen penting seperti urusan perlantikan pengarah syarikat, pemegang saham, laporan tahunan, penyata kewangan dan lain-lain kepada Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). 

2. Membuat rekod minit mesyuarat sama ada Annual General Meeting atau Extra-Ordinary General Meeting. 

3. Menasihati ahli lembaga pengarah berkenaan pematuhan terhadap Akta Syarikat 2016.

4. Menjaga sijil saham, buku daftar pemegang saham, cop syarikat dan cap mohor (common seal) syarikat. 

Setiausaha Syarikat wajib dilantik dalam masa 30 hari selepas penubuhan sesuatu syarikat dan perlantikan tersebut hendaklah dibuat dalam bentuk penulisan melalui surat lantikan rasmi dan juga resolusi. 

Sementara setiausaha atau pembantu peribadi adalah terpulang kepada pengarah sama ada perlu melantik seseorang yang mahir dalam urusan pejabat untuk membantu dalam tugasan seharian di pejabat. Antara tugas setiausaha pejabat ialah:

1. Membuat rekod urusan surat-menyurat sama ada surat masuk atau surat yang perlu dihantar keluar. 

2. Memastikan semua dokumen peribadi dan dokumen penting disimpan secara teratur.  

3. Menetapkan temujanji atau jadual mesyuarat bersama klien atau pihak lain.

4. Menjawab panggilan telefon.

5. Membuat tempahan bilik atau ruang mesyuarat sekiranya bos berjumpa klien di luar syarikat. Membuat tiket penginapan, pengangkutan dan makanan untuk tugasan luar. 

6. Menguruskan tuntutan perjalanan (travelling claim), bil utiliti dan barang keperluan. 

Nampak kan perbezaan antara Setiausaha dan Setiausaha Syarikat? Pendek kata Setiausaha atau PA lebih kepada membantu dan mnguruskan individu sementara Setiausaha Syarikat membantu menguruskan sebuah syarikat.