Perbezaan Pesuruhjaya Sumpah, Notari Awam dan Salinan Diakui Sah

Semalam ada update entry pasal Notari Awam tapi ada yang confuse dengan Pesuruhjaya Sumpah. Dua individu ni berbeza sebenarnya walaupun fungsi lebih kurang sama. Begitu juga dengan individu yang buat pengesahan untuk salinan dokumen yang diakui sah. 

1. Salinan Diakui Sah

Selalunya salinan diakui sah ni boleh dilakukan oleh mana-mana pegawai sekurang-kurangnya gred 41 (dahulunya dikenali sebagai pegawai gred A). Kalau dekat firm ni, mana-mana peguam boleh buat salinan diakui sah untuk salinan dokumen seperti sijil akademik, salinan kad pengenalan dan dokumen-dokumen lain yang berkenaan dengan urusan rasmi. 

I selalu prepare document Certified True Copy / Salinan Diakui Sah ni untuk Director's Circular Resolution supaya klien boleh berurusan dengan pihak bank atau pihak SSM kebiasaannya. Yang ni di bawah bidang tugas Company Secretary.  

Caj harga untuk Salinan Diakui Sah kalau dengan penjawat awam, percuma lah setakat yang I tahu. Kalau dengan peguam selalunya RM5 hingga RM10 satu salinan dokumen. 

2. Notari Awam 

Notari Awam adalah orang yang dilantik oleh Peguam Negara menurut Akta Notari Awam, 1959. Biasanya, Notari Awam adalah Peguambela dan Peguamcara yang telah mempraktikkan guaman tidak kurang dari 15 tahun.

Berdasarkan Akta Notari Awam, 1959 kuasa dan fungsi Notari Awam adalah sama seperti dengan Notari Awam di England di mana fungsi utama adalah mengesahkan dan membuktikan dokumen yang akan digunakan di luar negara (di luar Malaysia) kerana Notari Awam diiktiraf di peringkat antarabangsa. Secara ringkas, seorang Notari Awam boleh:

i. menjadi saksi diatas apa-apa pelaksanaan perjanjian/persuratan;

ii. mengesahkan penyata/salinan yang diakui sah diatas apa-apa dokumen termasuk pasport, dokumen pengenalan, sijil kelahiran, sijil perkahwinan, transkrip akademik, penyata bank, bukti surat cara pembayaran vide bil utiliti;

iii. mengesahkan dan menerima bukti dokumen termasuk pengeluaran Sijil Pengesahan;

iv. mengendalikan apa-apa sumpah atau pengakuan diatas mana-mana afidavit atau perakuan berkanun untuk digunakan di mana-mana mahkamah atau tempat di luar Walau bagaimanapun, pengecualian yang penting kepada apa yang boleh dilakukan oleh Notari Awam adalah untuk menguruskan apa-apa sumpah dan pengakuan untuk kegunaan di mana-mana mahkamah di dalam Malaysia.

Untuk urusan Notari Awam di firma guaman, individu atau tuan empunya dokumen mesti hadir secara peribadi dan menandatangani dokumen-dokumen di hadapan Notari Awam. Segala dokumen akan disahkan menggunakan tarikh semasa bukan tarikh yang telah berlalu (backdate). Dekat salinan dokumen yang dibawa untuk disahkan oleh pihak notari akan diletakkan seal berwarna merah, tanda tangan notari sebagai saksi salinan tersebut sah, cop notari awam dan juga tarikh semasa. 

Caj notari awam kebiasaannya RM30 hingga RM50 untuk satu dokumen tapi bergantung kepada jenis dokumen juga. Better call dan tanya dulu caj harga yang dikenakan kalau ada dokumen yang banyak. Ada je kes tak mampu nak bayar lepas dah selesai notari ataupun pertikaikan harga sekian sekian. 

3. Pesuruhjaya Sumpah

Pesuruhjaya Sumpah adalah merupakan orang yang dilantik oleh YAA Ketua Hakim Negara di bawah seksyen 11, Akta Mahkamah Kehakiman 1964 dan Kaedah-Kaedah Pesuruhjaya Sumpah 2018.

Sumber : Shopee

Tugas Pesuruhjaya Sumpah adalah mengakui sumpah atau akuan yang dibuat oleh individu tersebut sah berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan kepada beliau pada ketika itu. Akuan pengesahan Pesuruhjaya Sumpah untuk urusan rasmi yang akan membantu keputusan dalam sistem perundangan Malaysia. 

Macam sebelum ni I kerja dekat syarikat lelong hartanah, I akan jumpa Pesuruhjaya Sumpah untuk sahkan perakuan ekshibit untuk setiap lampiran yang dikemukakan. Sekarang pulak kerja dekat law firm, jumpa Pesuruhjaya Sumpah untuk buat perakuan dekat sijil ekshibit atau Statutory Declaration. Semua dokumen tu I guna untuk urusan di Mahkamah nanti.

Antara tugas Pesuruhjaya Sumpah ialah :

i. menerima akuterimaan perempuan bersuami dalam semua hal jika akuterimaan dikehendaki oleh undang-undang supaya diambil di hadapan seorang pegawai awam; 

ii. menerima akuterimaan ikatan jaminan atau bon jaminan; 

iii. mengendalikan sumpah untuk- 

   - justifikasi jaminan;

   - mengambil apa-apa afidavit atau ikrar; 

   - menerima dan mengambil jawapan, rayuan, demurer, penolak tuntutan, pengataan atau pemeriksaan mana-mana pihak atau pihak-pihak dalam apa-apa tindakan; 

   - pemeriksaan mana-mana saksi atas apa-apa interogatori atau de bene esse atau pemeriksaan utama atau pada mana-mana keadaan lain; 

   - sumpah wasi dan pentadbir; dan 

 - sumpah mana-mana orang dalam apa-apa tindakan, perkara atau prosiding yang menunggu penyelesaian atau hampir hendak dimulakan dalam mana-mana mahkamah.

iv. mengambil dan menerima akuan berkanun. 

Caj untuk setiap dokumen adalah berbeza so boleh refer dekat jadual yang dikeluarkan oleh Unit Pesuruhjaya Sumpah. Kos tambahan mungkin dikenakan kalau dirasakan perlu jadi seeloknya tanya dahulu pihak Pesuruhjaya Sumpah tersebut sebelum datang berurusan. My experience, I pernah call tanya semua Pesuruhjaya Sumpah berapa caj dikenakan untuk beliau pergi ke balai polis supaya dapat sahkan perakuan memandangkan anak guam ditahan dalam lokap. 

Hopefully entry ni membantu you guys nampak perbezaan antara 3 autoriti berkenaan urusan rasmi ni sebab ada kes yang keliru nak buat salinan akuan sah tapi berjumpa dengan Pesuruhjaya Sumpah. Ada yang nak guna dokumen di luar negara tapi jumpa Pesuruhjaya Sumpah juga. I update yang basic sahaja tau supaya boleh nampak perbezaan tu. Have a nice day everyone and please doakan adik I berjaya jawab exam Pesuruhjaya Sumpah pada hari Rabu nanti :)