Basic Requirement Untuk Formal Report

Masa zaman study dulu hantar assignment ataupun report memang perkara wajib untuk setiap subjek and even sekarang dah kerja pun sama jugak, tiap bulan mesti hantar report, hantar surat kepada pihak atasan. 

Dulu kalau hantar report, lecturer tengok sekali imbas pun dah tahu report tu layak masuk tong sampah ataupun tak. Lecturer tengok je tak justify terus campak masuk tong sampah sebab bila baca karangan dengan font lain dan alignment lari memang boleh buat mood lari. Some lecturer bagi extra marks kalau pandai jaga hati dia. Macam mana nak jaga hati dia, ikut je basic requirement ni. Kalau dia tanda dengan hati yang panas pun at least dia tak campak dalam tong sampah. 

Dalam entri ni untuk basic sahaja tau, yang advance kena ikut lecturer masing-masing lah :)

1. Font

Mana-mana formal report ataupun letter memang akan guna font Times New Roman saiz 12 ataupun font Arial saiz 11. Apart than that, masuk tong sampah. Penggunaan font TNR ni memang penggunaan rasmi untuk semua media cetak sebenarnya, bukan terhad kepada urusan rasmi tapi cetakan akhbar, majalah dan buku. Penggunaan font TNR menampakkan kekemasan, kerja keras penulis konsisten dan dalam sesebuah penulisan. 

2. Justify Alignment

Apa tu justify? Ratakan kiri dan kanan perenggan tulisan. Kenapa kena justify? Supaya tulisan nampak kemas, teratur dan profesional. Banyak beza bila kita justify aligment dengan biarkan alignment hujung kiri, tengah ataupun hujung kanan. Tak susah pun nak justify, cuma highlight semua perkataan dan klik justify.

 

Yang bestnya bila justify ni, page yang sikit jadi banyak nak pulak kalau tengah kering idea untuk assignment. Hihu this trick works every single time. 

3. Margin

Margin ni saiz kelebaran tulisan atas kertas yang digunakan tu. Margin untuk top, bottom and right mesti 2.5cm. Untuk left 3.5cm ataupun 4cm, lebar sikit sebab nak bagi ruang untuk binding report nanti. Part ni kena hati-hati sebab lain microsoft office, lain setting dia. Sebelum print check dulu setting betul ataupun tak margin setting report tu. 

4. Spacing

Spacing report kebiasaannya saiz 1.5 tapi untuk thesis report guna saiz 2 based on my experience lah. But normally guna saiz 1.5 ataupun 2. Nampak remeh hal ni tapi banyak beza bila tiada spacing, spacing saiz 1, saiz 1.15, saiz 1.5 ataupun saiz 2. Ni pun lagi satu trick nak tambah page report hihu. 

5. Page Break

Biasanya bila dah habis taip dekat page tu tapi panjang lagi nak masuk new page kita akan tekan enter sampai bawah lepastu bila adjust sikit dekat page sebelum, page yang bawah akan lari. Buang masa dekat edit report je kan? Here's the tips, dah habis taip dan nak pergi ke page baru, klik Insert kemudian Page Break. 

6. Save File/Document

Dah siap taip, dah siap edit report, tekan save file. Mohon taip nama dokumen guna nama rasmi sebab bila hantar guna email, bila orang download document tu keluar nama yang awak save cincai asal boleh. Kalau document tu official mohon save dengan nama rasmi biar nampak profesional tu. 

7. Convert PDF

Sebelum hantar kepada pihak berkenaan, report ataupun related documents tu convert kepada PDF supaya format tu kekal macam dalam laptop masa menaip. Bila pergi print dekat kedai pun memang tak lari ikut default setting kedai. Nanti dah print baru perasan format lari, gelabah satu hal, bazir duit satu hal. Plus, kelebihan guna PDF ni, document yang kita taip tu terpelihara. Orang tak boleh ubah dah penulisan kita.

So this is my 7 tips for you guys to apply in formal report writing. Yang ini basic sahaja tau, kalau advanced and specific details tu tanya lah dengan lecturer masing-masing. Cuma yang basic ni semua orang patut tahu dari zaman sekolah sampai zaman kerjaya. Semoga bermanfaat :)